Allgemeine Informationen

Der "Harzer Hexentrail" findet am Samstag dem 31.08.2024 in Osterode am Harz statt. Es handelt sich um einen Spendenlauf, welcher in Teams absolviert wird, welche aus mindestens vier bis maximal sieben Teilnehmern bestehen. Die Teilnehmer eines Teams absolvieren die Strecke gemeinsam - es handelt sich nicht um einen Staffellauf.

Die Streckenlänge beträgt ungefähr 60km. Als alternative Variante gibt es auch die Möglichkeit, eine Strecke von ungefähr 35km Länge zu bestreiten. Die Streckenführung des Harzer Hexentrails wird jedes Jahr neu festgelegt.

Der Start für die 60KM-Variante ist in Osterode am Harz um 6:00 Uhr. Der Start der 35KM-Variante ist um 10:00 Uhr geplant. Teams, die die 60-KM-Strecke überwiegend laufen wollen und eine Zeit unter 11 Stunden anstreben, starten um 9:00 Uhr. 

Das Ziel ist an der Stadthalle in Osterode am Harz und muss von den Teams innerhalb von maximal 15 Stunden (9 Stunden für die Teilnehmer an der 35km-Variante = Zielschluss um 19:00 Uhr) erreicht werden. Zielschluss für die 60KM-Teams ist entsprechend um 21:00 Uhr.

Die Streckenführung variiert von Jahr zu Jahr und wird bekanntgegeben, sobald die Streckenplanung abgeschlossen ist. Das ORGA-Team behält es sich vor, am Veranstaltungstag bei schwierigen Witterungsbedingungen (z.B. starkem Regen) die Streckenführung zu verändern.

Anmeldung und Kosten

Für die Teilnahme an dem Lauf kann man die Teams über die Plattform "raceresult" anmelden. Der Link zu dieser Plattform lautet: https://www.harzer-hexentrail.de/anmeldung .

Das Mindestalter für die Teilnahme an der Veranstaltung beträgt 16 Jahre für die 35KM-Variante. Minderjährige dürfen nur dann am Harzer Hexentrail teilnehmen, wenn die körperlichen Voraussetzungen gegeben sind und eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten vorliegt. Um an der 60KM-Variante teilnehmen zu dürfen, muss die Volljährigkeit gegeben sein.

Die Teilnahme kostet eine Startgebühr in Höhe von 80,00€ pro teilnehmender Person sowie einer Mindestspende von 100,00€ pro Teilnehmer. Ein Vierer-Team hat also Startgebühren in Höhe von 320,00€ sowie eine Mindestspende in Höhe von 400,00€ zu tragen - bei einer Aufstockung der Teamgröße wird entsprechend addiert.

Informationen zu Nach- und Ummmeldungen: Siehe unten.

Die Startgebühr in Höhe von 320,00€ (bei Anmeldung von vier Teilnehmern, ansonsten entsprechend höher) bzw. in Höhe von 80,00€ bei Nachmeldungen von Einzelpersonen in Teams wird bei der Anmeldung direkt per Lastschriftverfahren über die Plattform "raceresult" eingezogen.

Startgebühren werden bei Abmeldung von Teams oder auch von einzelnen Teilnehmern nicht zurückerstattet.

Limitierung: Der Veranstalter limitiert die Teilnehmerzahl auf 110 Teams. Anmeldeschluss ist der 01.07.2024.

Spendengelder und Spendenbescheinigungen

Die Spenden müssen nicht als Gesamtsumme eingezahlt werden, sondern können auch in mehreren Einzelbeträgen überwiesen werden.

Die Spendengelder werden auf folgendes Konto der Sparkasse Osterode am Harz überwiesen: IBAN: DE38 2635 1015 0000 0163 11 (Kontoinhaber: Stadt Osterode am Harz). Alle Spendengelder müssen bis spätestens den 31.07.2024 überwiesen worden sein.

Es ist bitte darauf zu achten, dass im Verwendungszweck immer die Teamnummer bzw. der Teamname angegeben ist, damit die Gelder entsprechend zugeordnet werden können.

Sollte das Spendengeld bis zum 31.07.2024 nicht vollständig auf dem Konto der Stadt Osterode am Harz eingegangen sein, verfällt der Startplatz. Das Startgeld wird nicht zurückerstattet, vorgeschlagene Projekte werden nicht berücksichtigt.

Die Stadt Osterode am Harz sendet allen Spendern mit einer Spendensumme ab 300,00€ auf Aufforderung im Anschluss an die Veranstaltung eine Spendenbescheinigung zu. Dabei ist bitte darauf zu achten, dass die Spender in den Verwendungszweck ihre Adressdaten schreiben. Entsprechende Spendenbescheinigungen können bei Monika Wendt unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! angefordert werden.

Bei Spenden unter einem Betrag von 300,00€ reicht dem Finanzamt als Spendenbescheinigung ein "vereinfachter Nachweis" der Überweisung, bspw. ein PC-Ausdruck der Überweisungsbestätigung oder eine Kopie des Kontoauszugs. Daher stellt die Stadt Osterode am Harz für Spendensummen unter 200,00€ keine Spendenbescheinigungen aus. Der Betrag von 300,00€ gilt übrigens für jede Einzelspende, nicht für die Summe der im Jahr geleisteten Spenden.

Spendenvorschläge und Verlosungsverfahren

Jedes Team kann mit der Anmeldung einen unverbindlichen Spendenvorschlag machen. Wichtig: Vorgeschlagener Empfänger muss ein(e) als gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgende, anerkannte(r) Organisation/Verein sein, keine Privatperson. Formal ausgedrückt: Es muss sich um einen Zuwendungsempfänger im Sinne des. §10b Abs. 1, Satz 2 des Einkommensteuergesetzes handeln. 

Der Spendenvorschlag wird spätestens bis zum 31.07.2024 per Mail an Monika Wendt (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) mit dem aktuellen Freistellungsbescheid des Vereins gesendet.

Die Spendenvorschläge werden auf die Gemeinnützigkeit überprüft.

Am Veranstaltungstag werden durch eine Jury die Spendengelder verlost. Die Teams, die gezogen wurden, werden unmittelbar nach dem Zieleinlauf informiert und erhalten einen symbolischen Scheck überreicht.

Startunterlagen

Die Startunterlagen können am Freitag dem 30.08.2024 zwischen 16:00 Uhr und 20:30 Uhr in der Stadthalle Osterode am Harz abgeholt werden. Ab 17:00 Uhr findet eine Pastaparty statt, welche für die Teilnehmer am Harzer Hexentrail kostenlos ist (Gutscheinsystem). Um 19:00 Uhr findet ein Streckenbriefing für die Teilnehmer und weitere Interessierte in den Räumlichkeiten der Stadthalle statt. 

Die Startunterlagen sind grundsätzlich am Freitag abzuholen - am Streckenbriefing ist nach Möglichkeit teilzunehmen. Es gibt eine Notregistrierung am Tag der Veranstaltung jeweils eine Stunde vor dem Start. 

Bei der Startnummernausgabe sind persönlich unterschriebene Haftungsausschlüsse aller Team-Teilnehmer abzugeben. Können nicht alle Mitglieder eines Teams bei der Startnummernausgabe anwesend sein, so hat die Person, welche die Startunterlagen abholt, für alle nicht anwesenden Team-Teilnehmer die im Vorfeld ausgefüllten und unterschriebenen Haftungsausschüsse mitzubringen. Der Haftungsausschluss kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: Haftungsausschluss

Während und nach dem Lauf... (Ausschilderung / Verpflegung / Sicherheit)

Die Strecke ist mit Schildern und Kreidespray ausgezeichnet. An allen Wegzweigungen gibt es ein entsprechende Hinweisschilder und Markierungen.

Die Teams werden an allen Checkpoints mit Flüssigkeit und Nahrungsmitteln versorgt. Die angebotene Verpflegung variiert von Checkpoint zu Checkpoint. Zum Pflichtgepäck jedes Teilnehmers gehören mindestens ein Liter Wasser in einer wieder auffüllbaren Flasche sowie ein Mobiltelefon mit der eingespeicherten Notfallnummer des Veranstalters.

Die Sicherheit auf der Strecke ist durch das DRK geregelt, u.a. durch den Einsatz von Quads. Im Notfall steht ein Notarzt zur Verfügung.

Die Mitnahme von Hunden auf der Strecke ist nicht gestattet.

Auf der Strecke bleiben die Teammitglieder immer beieinander, es sollte stets Sichtkontakt zwischen sämtlichen Teammitgliedern bestehen. Fällt ein Teammitglied aus, so darf das Team bei mindestens drei verbliebenen Mitgliedern weiterlaufen. Beim Ausfall von mehreren Teammitgliedern haben sich die verbliebenen Teammitglieder (eine bzw. zwei Personen) einem anderen Team anzuschließen. Der Ausfall eines Teammitglieds muss am nächsten angelaufenen Checkpoint sofort angezeigt werden.

Hinweise zu Nach- und Ummeldungen sowie weiteren Veränderungsmeldungen

Grundsätzlich gilt: Wenn ein Team in irgendeiner Form eine Veränderungsmeldung mitteilen möchte, so sollte dieses per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! geschehen.

Nachmeldungen und Ummeldungen: Möchte ein Team sich vergrößern oder falls, aus welchen Gründen auch immer, ein Teammitglied ausfällt und durch jemanden anders ersetzt wird, so kann dieses über den in der Anmelde-Mail mitgesendeten Link zur Plattform "RaceResult" eigenständig durchgeführt werden. Der Link funktioniert nur so lange, wie die Anmeldung geöffnet ist.

Alternativ schreibt ein Teammitglied des bereits angemeldeten Teams eine Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, in welcher der Teamname (oder auch die Teamnummer), der Name des Teilnehmers / der Teilnehmerin sowie die IBAN des Kontos, von welchem das Startgeld per Lastschrift eingezogen werden darf. Es ist dabei zu beachten, dass sich bei weiteren Teilnehmern auch die Höhe der Mindestspendensumme erhöht, nämlich um 100,00€ pro Person. Ein Team hat immer aus mindestens vier Personen zu bestehen. So ist es bspw. natürlich auch möglich, dass ein Team, welches sich mit sechs Personen angemeldet hat, auch mit fünf Teilnehmern startet, wenn es keinen Ersatz finden sollte. Bereits gezahlte Startgelder werden nicht erstattet.

Veränderung der Spendensumme: Die Höhe der insgesamt zu zahlenden Mindestspende entspricht der Anzahl der Teammitglieder am 01.07.2024. Die Spendensumme errechnet sich, indem man die Anzahl der Teilnehmer mit 100,00€ multipliziert.

Weitere Veränderungen: Bis zum 01.07.2024 (Anmeldeschluss) ist es für die Teams auch möglich, die gewählte Streckenlänge zu verändern. Auch hier reicht eine entsprechende Information per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder eine eigenständige Veränderung über den in der Anmelde-Mail mitgesendeten Link (RaceResult).

Bei noch ausstehenden Fragen schreibt gerne eine Email an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

Euer Hexentrail-Orgateam